“Ich habe so wenig zu tun, ich weiß gar nicht, was ich noch machen könnte.” Diesen Satz habe ich noch nie von einem Unternehmer, geschweige denn einem Hochzeitsdienstleister gehört. Wir alle kämpfen damit, dass es immer mehr Aufgaben als Zeit gibt. Da muss es doch eine Lösung dafür geben (zumindest kann man es ja versuchen).
Die Steigerung der Produktivität kann der Schlüssel zu hervorragender Arbeit, zufriedenen Kunden und einem stressfreieren Arbeitsalltag sein. Aber was bedeutet Produktivität eigentlich? Und wie kannst du deine persönliche Produktivität steigern?
Produktivität bedeutet nicht nur, mehr zu tun, sondern auch, die richtigen Aufgaben besser zu tun. Es bedeutet, kluge Entscheidungen zu treffen, Ressourcen effizient zu nutzen und kontinuierlich Wege zu suchen, um Arbeit zu optimieren. Hier sind fünf praktische Tipps, die dir dabei helfen können, deine Produktivität zu steigern und dein Business erfolgreich zu machen.
Tipp 1: Nutze ein Projektmanagement Tool
Eines der effektivsten Mittel zur Steigerung der Produktivität ist die Nutzung eines Projektmanagement-Tools wie Asana oder Kreativ.Management. Ohne passende Tools gehen Aufgaben zu einfach unter und Deadlines können schnell mal verpasst werden.
Mit Asana kannst du deine Aufgaben und Projekte organisieren, Prioritäten setzen und den Fortschritt überwachen. Du kannst Deadlines festlegen, Aufgaben delegieren und Kommentare zu Aufgaben hinzufügen.
Dies hilft dir, den Überblick zu behalten und sorgt dafür, dass nichts übersehen wird. Wenn du Mitarbeiter hast, ist Asana sehr zu empfehlen, da es die Koordination und Kommunikation deutlich vereinfacht.
Kreativ.Management (kostenloser Test möglich) ist speziell für die Kreativbranche konzipiert und bietet sehr viele Möglichkeiten, um deinen Arbeitsalltag zu vereinfachen. Du kannst Anfragen leichter bearbeiten, siehst sofort, wenn es zu Terminkollisionen kommt und hast alle To-Dos zu jedem Auftrag direkt im Blick.
Der Gründer von Kreativ.Management ist selbst Hochzeitsvideograf und kennt daher die besonderen Anforderungen der Branche. Wir selbst nutzen es nicht, da wir als Portal natürlich andere Anforderungen haben, aber ich habe bisher noch nie so begeistertes Feedback gehört wie von Nutzern von Kreativ.Management. Muss also was dran sein 🙂
Tipp 2: Arbeite nach dem Inbox Zero Prinzip
Stell dir vor, der Briefkasten vor dem Haus hätte noch jeden einzelnen Brief, jede Rechnung und jede Werbung, die du jemals bekommen hast. Genau so behandeln manche ihre E-Mail Inbox. Andere schaffen “Ordnung” indem sie 150 thematische Ordner anlegen, in die alles einsortiert wird. Kein Wunder, dass sie von der Flut an E-Mails und Nachrichten überwältigt werden.
Mit dem Inbox Zero Prinzip kannst du jedoch sicherstellen, dass dein Posteingang nicht zum Produktivitätskiller wird. Dieses Prinzip besagt, dass du dein Bestes tun solltest, um deinen Posteingang auf Null zu bringen.
Du gehst jede E-Mail systematisch durch und entscheidest, ob du sie sofort beantwortest, archivierst, löscht oder für eine spätere Bearbeitung speicherst. So behältst du den Überblick und stellst sicher, dass nichts Wichtiges untergeht.
Archiviert wird alles, was du später noch brauchst oder brauchen könntest. Nicht in Ordnern, sondern über die Archivfunktion deines Mailprogramms. Wenn du etwas suchst, nutze einfach die Suchfunktion anstatt tausende Ordner anzulegen. Wenn du zu viele Order hast und nicht mehr weißt, in welchem Ordner was liegt, nutzt du eh die Suchfunktion.
Tipp 3: Nutze Copyclip oder Ditto
Copyclip (Mac) bzw. Ditto (Windows) sind mein kleiner Produktivitäts-Geheimtipp. Wirklich klein, aber im Alltag unfassbar praktisch. Es sind Clipboard-Manager, die es dir erlauben, mehrere Dinge gleichzeitig zu kopieren und einzufügen.
So musst du nicht immer wieder zwischen verschiedenen Fenstern hin- und herwechseln, um Informationen zu kopieren und einzufügen. Oder falls du etwas kopiert hast und aus Versehen mit etwas anderem “überschrieben”, dann hast du noch Zugriff auf die letzten 10 Dinge, die du kopiert hast.
Tipp 4: Verwende das 5-3-1 Framework
Das 5-3-1 Framework ist eine einfache, aber effektive Methode zur Priorisierung deiner Aufgaben. Du wählst fünf Aufgaben aus, die du heute erledigen möchtest, drei Aufgaben, die du diese Woche abschließen möchtest, und eine Aufgabe, die du diesen Monat erledigen möchtest.
ODER 5 kleine Aufgaben, 3 mittlere und eine große Aufgabe für den heutigen Tag.
Dies hilft dir, dich auf das Wesentliche zu konzentrieren und verhindert, dass du dich in der Masse der Aufgaben verlierst. Es ermöglicht dir, eine klare Vision von dem zu haben, was erreicht werden muss, und hilft dir, auf Kurs zu bleiben.
Tipp 5: atext oder TextExpander
Ein weiterer effektiver Weg, um deine Produktivität zu steigern, ist der Einsatz von Textexpander-Tools wie atext oder TextExpander (kostenpflichtig, ca. 3€/Monat). Solche Programme ermöglichen es dir, kurze Abkürzungen für häufig verwendete Phrasen, Sätze oder sogar ganze Absätze zu erstellen. Statt immer wieder die gleichen Texte einzutippen, kannst du einfach die entsprechende Abkürzung eingeben und das Programm fügt den vollständigen Text für dich ein.
aText ist besonders nützlich für die Kommunikation mit Kunden, bei der oft ähnliche Fragen gestellt werden. Es hilft zudem bei administrativen Aufgaben, bei denen standardisierte Formulierungen zum Einsatz kommen. So kannst du Abkürzungen für Begrüßungsformeln oder Antworten auf häufig gestellte Fragen speichern und mit einem Tastendruck einfügen.
Indem du diese zeitraubenden, sich wiederholenden Tätigkeiten automatisierst, kannst du mehr Zeit und Energie für die kreativen und interaktiven Aspekte deines Geschäfts aufbringen. Dabei hilft dir aText nicht nur, effizienter zu arbeiten, sondern auch, die Qualität deiner Kommunikation zu verbessern, da du dir für die Erstellung der Textbausteine einmalig mehr Gedanken machen kannst. So stellst du sicher, dass du immer die passenden Worte findest, ohne jedes Mal von Neuem darüber nachdenken zu müssen.
Ich nutze z.B. atext auch, um dort meine Umsatzsteuer ID oder die IBAN zu hinterlegen. Wenn ich “!UST” eingebe, wird das automatisch durch unsere Umsatzsteuer ID ersetzt und ich muss nicht immer nachschauen. Im Alltag eine kleine Hilfe, die mir schon viele Nerven gespart hat.
Bonustipp: Nutze AI-Tools wie ChatGPT
Künstliche Intelligenz kann ein mächtiger Verbündeter bei der Steigerung der Produktivität sein. AI-Tools wie ChatGPT können dir helfen, effizienter zu arbeiten. Beispielsweise kann ChatGPT automatisch Texte für dich generieren, Kundenanfragen beantworten und sogar Blogartikel schreiben. Diese Automatisierung kann dir wertvolle Zeit sparen und dich dabei unterstützen, dich auf die Aspekte deiner Arbeit zu konzentrieren, die wirklich zählen und wo du den größten Einfluss hast.
Dazu werde ich in den nächsten Wochen und Monaten aber noch mehr schreiben. Am Thema KI/AI Tools werden wir alle nicht vorbeikommen.
Teste Tools, die für dich und deine Prozesse passen
Denke immer daran: Nicht jedes Tool ist für jeden geeignet. Es geht darum, die richtigen Tools und Strategien zu nutzen, um das Beste aus deiner Zeit und deinen Ressourcen herauszuholen.
Das Nutzen von Projektmanagement-Tools wie Asana, das Arbeiten nach dem Inbox Zero Prinzip, das Nutzen von Copyclip, die Anwendung des 5-3-1 Frameworks und der Einsatz von AI-Tools wie ChatGPT können dir dabei helfen, deine Arbeit effizienter zu gestalten und deine Produktivität zu steigern.
Dabei ist zu bedenken, dass es nicht darum geht, jeden Moment des Tages mit Arbeit zu füllen, sondern darum, die Arbeit, die wir tun, wertvoll zu machen. Produktivität bedeutet nicht nur, härter zu arbeiten, sondern vor allem, smarter zu arbeiten.
Hast du Tools, die dir im Arbeitsalltag helfen? Hinterlasse gerne einen Kommentar oder schicke mir eine Mail. Dann können wir gerne einen Folgeartikel mit weiteren Tipps zusammenstellen.